Digitales Hinweisgebersystem: Was man bei der Auswahl beachten sollte

In diesem Artikel werden wir einen detaillierten Blick auf Hinweisgebersysteme werfen und die Charakteristika der besten Anbieter auf dem Markt vergleichen. Erfahren Sie mehr über die Funktionsweise eines Hinweisgebersystems, warum es für Unternehmen eine Pflicht sein kann und welche Softwarelösungen empfehlenswert sind.

Was ist ein digitales Hinweisgebersystem?

Ein Hinweisgebersystem ist ein wichtiger Bestandteil einer offenen und integren Arbeitsumgebung. Es bietet Mitarbeitern die Möglichkeit, vertraulich und anonym Informationen über unangemessenes Verhalten oder Verstöße gegen die Unternehmensrichtlinien zu melden. In vielen Ländern gibt es gesetzliche Bestimmungen, die den Einsatz von Hinweisgebersystemen vorschreiben oder fördern.

Wenn Sie ein digitales Hinweisgebersystem auswählen, gibt es verschiedene Kriterien, die Sie beachten sollten. In diesem Artikel stellen wir sechs wichtige Kriterien vor, die bei der Auswahl eines Hinweisgebersystems zu beachten sind.

Kriterien beim Vergleich von digitalen Hinweisgebersystemen

Einrichtung des Hinweisgebersystems

Unterstützung beim Onboarding: Es ist wichtig, dass der Anbieter bei der Einrichtung des Hinweisgebersystems Unterstützung anbietet. Dadurch können mögliche Schwierigkeiten und Fragen schneller und effektiver geklärt werden.

Vorlagen für Datenschutzbestimmung und andere gesetzlich vorgeschriebene Hinweise: Der Anbieter vom Hinweisgebersystem sollte Vorlagen für gesetzlich vorgeschriebene Informationen, wie Datenschutzbestimmungen, bereitstellen. So kann der Kunde sicherstellen, dass er den rechtlichen Anforderungen entspricht.

Benutzerfreundlichkeit: Eine benutzerfreundliche Systemoberfläche erleichtert den Umgang mit dem System und kann die Akzeptanz bei den Meldestellenbeauftragten und Mitarbeitern erhöhen.

Konformität des Hinweisgebersystems

Konformität mit gesetzlichen Rahmenbedingungen: Das Hinweisgebersystem sollte den Anforderungen der EU-Whistleblower-Richtlinie entsprechen, um den Schutz von Hinweisgebern sicherzustellen.

Anpassbarkeit an nationale Gesetze: Das Hinweisgebersystem sollte an nationale Gesetze (z.B. das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz) angepasst werden können, um den Anforderungen des Unternehmens an die Einhaltung von nationalen Gesetzen zu entsprechen.

Anwendbarkeit für Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) und EU-Lieferketten-Richtlinie: Für Unternehmen die von Lieferkettengesetzen betroffen sind, sollte das Whistleblower System auch die Anforderungen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes und der EU-Lieferketten-Richtlinie erfüllen, um die Einhaltung der Vorschriften in Bezug auf die Lieferkette sicherzustellen.

Sicherheit des Hinweisgebersystems

Datenschutzbestimmungen nach DSGVO: Das Hinweisgebersystem sollte den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen, um den Schutz personenbezogener Daten sicherzustellen.

Ende-zu-Ende Verschlüsselung der Hinweisgeberdaten: Die Hinweisgeberdaten sollten durch eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gesichert werden, um eine höchstmögliche Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten.

Hosting auf ISO 27001 zertifizierten Servern: Das Hinweisgebersystem sollte auf ISO 27001 zertifizierten Servern gehostet werden, um die Sicherheit und den Schutz der Daten zu gewährleisten.

Regelmäßige Software-Updates: Regelmäßige Software-Updates helfen dabei, potenzielle Sicherheitslücken zu schließen und die Sicherheit der Daten zu gewährleisten.

Katastrophenschutzmaßnahmen: Automatisierte Code- und Schwachstellentests (einschließlich OWASP Top 10) können helfen, Schwachstellen und Risiken zu identifizieren und das System sicher zu halten.

Anpassungsfähigkeit des Hinweisgebersystems

Anpassbarkeit der Meldestellenseite: Die Möglichkeit, die Meldestelle nach dem Corporate Design des Unternehmens anzupassen, sollte gegeben sein, um den Hinweisgebern zusätzliches Vertrauen in das System zu geben.

Hinweiskategorien: Es sollte möglich sein, die Hinweiskategorien nach den Bedürfnissen des Unternehmens zu bestimmen. So können beispielsweise Hinweisgebern die Möglichkeit geben, nur Verstöße gegen das Gesetz zu melden oder auch Verstöße gegen interne Richtlinien zu erfassen.

Organisationsstruktur: Die Meldestelle sollte an die Organisationsstruktur des Unternehmens angepasst werden können, um sicherzustellen, dass Hinweise an die richtigen Ansprechpartner weitergeleitet werden.

Fallbearbeitung in einem Hinweisgebersystem

Fristenübersicht: Das Hinweisgebersystem sollte Fristen für die Fallbearbeitung anzeigen und den Meldestellenbeauftragten Echtzeit-Benachrichtigungen senden, um sicherzustellen, dass sie innerhalb der vorgegebenen Zeit bearbeitet werden.

Zusammenarbeit: Es sollte möglich sein, dass mehrere Meldestellenbeauftragte zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass Hinweise effizient bearbeitet werden können.

Reporting aus einem Hinweisgebersystem

Anonymisierung: Zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sollten die Berichte anonymisiert sein.

Formate: Das System sollte automatisierte Reporting-Funktionen in verschiedenen Formaten anbieten, damit Berichte einfach und flexibel erstellt werden können.

Anpassbarkeit: Das System sollte eine Übersicht der eingegangenen Meldungen über verschiedene Zeiträume bereitstellen, außerdem sollten Kennzahlen flexibel auswählbar sein, um Trends im Hinweisverhalten zu identifizieren.

Preis und Kosten eines Hinweisgebersystems

Unabhängig von Mitarbeiterzahl: Das System sollte einen einheitlichen Preis haben, unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter, um einen unerwarteten Kostenanstieg zu vermeiden.

Testzeitraum: Ein kostenloser Testzeitraum sollte angeboten werden, um sicherzustellen, dass das System den Anforderungen des Unternehmens entspricht, bevor es gekauft wird.

Besteht eine Pflicht, ein Hinweisgebersystem einzuführen?

Es gibt gesetzliche Vorschriften, die Unternehmen dazu verpflichten, eine interne Meldestelle einzurichten, um Hinweise auf Verstöße gegen bestimmte Rechtsvorschriften entgegenzunehmen.

Die EU-Whistleblower-Richtlinie legt fest, dass Unternehmen ab 50 Mitarbeiter eine interne Meldestelle einrichten müssen, um Hinweisgebern eine vertrauliche und sichere Möglichkeit zu bieten, Verstöße zu melden. Diese Meldestelle kann entweder intern durch das Unternehmen selbst oder extern durch eine Ombudsperson betrieben werden.

Die Implementierung eines digitalen Hinweisgebersystems ist eine effiziente und kostengünstige Möglichkeit für Unternehmen, die gesetzlichen Anforderungen zur Einrichtung einer Meldestelle zu erfüllen. Ein digitales Hinweisgebersystem ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Hinweise vertraulich und anonym über eine sichere Plattform zu übermitteln.

Durch die Nutzung eines digitalen Hinweisgebersystems können Unternehmen sicherstellen, dass sie sowohl den gesetzlichen Anforderungen entsprechen als auch eine offene und integre Arbeitsumgebung fördern. Es erleichtert die Meldung von Verstößen, fördert die Transparenz und trägt dazu bei, mögliche Missstände frühzeitig aufzudecken und angemessen darauf zu reagieren.

Fazit

Ein Hinweisgebersystem kann ein wertvolles Instrument für Unternehmen sein, um unangemessenes Verhalten und Verstöße gegen die Unternehmensrichtlinien zu melden und zu überprüfen. Bei der Auswahl eines Hinweisgebersystems sollte man jedoch einige wichtige Faktoren berücksichtigen, wie Anonymität, Datenschutz, Vertraulichkeit, Übersicht der Bearbeitungsfristen und Reporting. Wenn man diese Faktoren berücksichtigt, kann man sicherstellen, dass das Hinweisgebersystem effektiv und vertrauenswürdig ist.