Missbrauch von Hinweisgebersystemen

Studien wie der Report von der Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) aus dem Jahr 2020 zeigen, dass Whistleblower-Hinweise die häufigste und effektivste Methode zur Aufdeckung von Betrugsfällen innerhalb von Unternehmen sind. Allerdings besteht auch das Potenzial, dass solche Systeme missbraucht werden. In diesem Artikel werden wir aufzeigen, welche Maßnahmen Unternehmen ergreifen können, um den Missbrauch von Hinweisgebersystemen zu verhindern.

Wann liegt ein Missbrauch vor?

Ein Missbrauch von Hinweisgebersystemen tritt auf, wenn eine Person vorsätzlich eine falsche Meldung im System einreicht, um zum Beispiel anderen zu schaden oder persönliche Vorteile zu erlangen. Es kann schwierig sein, zwischen legitimen und missbräuchlichen Hinweisen zu unterscheiden. Daher sollten Unternehmen spezielle Verfahren für die Überprüfung von Hinweisen einrichten, um Missbrauch zu verhindern.

Missbrauch kann unnötige Untersuchungen und Ressourcenverschwendung zur Folge haben und das Vertrauen in das Hinweisgebersystem beeinträchtigen. Die Gründe für Missbrauch können vielfältig sein, beispielsweise:

  • Bewusste Schädigung der im Hinweis beschuldigten Person
  • Selbstschutz der hinweisgebenden Person durch Abgabe eines falschen Hinweises
  • Indirekte Schädigung durch einen Wettbewerber, zum Beispiel wenn ein Lieferant einen Hinweis abgibt

Es ist wichtig zu beachten, dass nicht alle falschen Meldungen als Missbrauch gelten, beispielsweise wenn jemand einen unwissentlich falschen Hinweis oder eine Meldung im falschen Kanal abgibt. 

Missbräuchliche Meldungen sind extrem selten

Der Angst vor Missbrauch ist ein häufiger Vorbehalt gegenüber anonymen Hinweisgebersystemen. Allerdings zeigen Studien, dass missbräuchliche Meldungen extrem selten sind und Anonymität keinen großen Einfluss auf den Anteil solcher Meldungen hat. 

Um ein Gefühl für die Größenordnungen zu bekommen: Eine Studie  Studie von NAVEX Global ergab, dass im Durchschnitt etwa 1,4 Hinweise pro 100 Mitarbeiter und Jahr eingehen. Weniger als 1% der eingehenden Hinweise wurden als missbräuchlich eingestuft. 

Maßnahmen zur Verhinderung von Missbrauch

Eine erfolgreiche Umsetzung von Hinweisgebersystemen erfordert nicht nur ein gut funktionierendes technisches System und klare Prozesse, sondern auch eine wirksame Kommunikation mit den Stakeholdern des Unternehmens, um Missbrauch zu vermeiden. Dies kann durch klare Richtlinien, Schulungen und eine offene Kommunikationskultur erreicht werden.

Klare Richtlinien des Hinweisgebersystems 

Unternehmen sollten klare Richtlinien für die Nutzung von Hinweisgebersystemen entwickeln und sicherstellen, dass alle Mitarbeiter über die richtige Nutzung informiert sind. 

Auf der internen Meldestelle von digitalen Hinweisgebersystemen, gibt es die Möglichkeit, die Hinweisgeber explizit auf die korrekte Nutzung des Systems hinzuweisen und auch über Sanktionen (die übrigens im Hinweisgeberschutzgesetz verankert sind) bei Missbrauch des Systems zu informieren. Hinweisgeber sollten die Richtlinien akzeptieren, bevor ein Hinweis eingereicht werden kann. 

Interne Kommunikation & Schulungen

Schulungen und Sensibilisierungskampagnen können das Bewusstsein für die Bedeutung von Hinweisgebersystemen und die Folgen von Missbrauch schärfen. 

Mitarbeiter sollten in der Lage sein, zwischen legitimen Anliegen und falschen Beschuldigungen zu unterscheiden. Durch die Vermittlung von Kenntnissen und Schulungen kann die Wahrscheinlichkeit von Missbrauch verringert werden.

Moderne Hinweisgebersysteme - wie whistly - unterstützten ihre Kunden bei der Entwicklung von Material für die interne Kommunikation und Schulungen der Mitarbeiter.

Effektive Untersuchungsprozesse & Unschuldsvermutung 

Unternehmen müssen sicherstellen, dass eine im Hinweis beschuldigte Person bis zum Beweis des Gegenteils als unschuldig gilt. Falsche Anschuldigungen können das Ansehen des Hinweisgeberprozesses im Unternehmen schädigen und zu Benachteiligungen für unschuldige Personen führen. Bevor eine interne Untersuchung gestartet wird, sollte der Hinweis gründlich auf Stichhaltigkeit und Beweise geprüft werden. Falls möglich, sollte im nächsten Schritt die beschuldigte Person informiert werden, um eine Aufklärung zu ermöglichen.

Für eine schnelle und rechtskonforme Untersuchung kann die Unterstützung einer unabhängigen Ombudsperson oder die Zusammenarbeit mit externen Experten erfolgen. Eine Studie der European Union Agency for Fundamental Rights (FRA) aus dem Jahr 2020 betont die Bedeutung interner Prozesse und Kontrollen bei der Minimierung von Missbrauch.

Wie geht man mit Hinweisen von Whistleblowern richtig um?

Mehr Informationen wie man rechtskonform mit Hinweisen als Meldestellenbeauftragter umgeht finden Sie hier.​

Fazit

Ein Hinweisgebersystem kann ein wertvolles Instrument für Unternehmen sein, um illegales oder unethisches Verhalten aufzudecken. 

Es ist jedoch wichtig sicherzustellen, dass das System nicht missbraucht wird und dass die Informationen, die gemeldet werden, legitim und relevant sind. 

Unternehmen können Maßnahmen wie die Wahrung der Unschuldsvermutung, geeignete interne Kommunikation, klare Richtlinien und Schulungen, sowie effektive Untersuchungsprozesse und Kontrollen ergreifen, um den Missbrauch von Hinweisgebersystemen zu verhindern und das Vertrauen in das System aufrechtzuerhalten.

Melden Sie sich gerne für einen kostenfreien Beratungstermin oder schreiben Sie uns auf contact@whistly.org. 


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