LkSG: Beschwerdeverfahren nach dem Lieferkettengesetz umsetzen

Am 01.01.2023 ist das Lieferketten­sorgfaltspflichtengesetz (LkSG), kurz Lieferkettengesetz, in Deutschland in Kraft getreten. Das Gesetz verpflichtet Unternehmen dazu, ihre Lieferketten auf menschenrechtliche und ökologische Risiken zu überprüfen und Maßnahmen zu ergreifen, um diese Risiken zu minimieren. Eine der Kernforderungen des LkSG ist die Einrichtung eines unternehmensinternen Beschwerdeverfahrens, das es Personen ermöglicht, auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten hinzuweisen.

​Hier geht es zum Gesetzestext.

Anforderung Beschwerdeverfahren in Unternehmen nach LkSG

Das Unternehmen hat dafür zu sorgen, dass ein angemessenes unternehmensinternes Beschwerdeverfahren eingerichtet ist, das Personen die Möglichkeit gibt, Hinweise auf mögliche Verletzungen menschenrechtlicher oder umweltbezogener Pflichten zu melden. Das Beschwerdeverfahren findet im eigenen Geschäftsbereich oder dem eines unmittelbaren Zulieferers Anwendung.

Das Unternehmen muss eine Verfahrensordnung in Textform festlegen, die öffentlich zugänglich ist. Die von dem Unternehmen mit der Durchführung des Verfahrens betrauten Personen müssen Gewähr für unparteiisches Handeln bieten. Das Unternehmen muss in geeigneter Weise klare und verständliche Informationen zur Erreichbarkeit und Zuständigkeit sowie zur Durchführung des Beschwerdeverfahrens öffentlich zugänglich machen.

Unterschiede zum Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist Mitte 2023 in Deutschland in Kraft getreten und soll Personen schützen, die Missstände in Unternehmen melden. Die beiden Gesetze haben einige Gemeinsamkeiten, aber auch Unterschiede.

Mögliche Hinweisgeber

Die interne Meldestelle unter dem HinSchG muss zumindest Mitarbeitern und Leiharbeitern zugänglich sein. Das Beschwerdeverfahren unter dem LkSG sollte öffentlich verfügbar und somit jedem möglich machen, auf mögliche Verletzungen menschenrechtlicher oder umweltbezogener Pflichten hinzuweisen.

Schutzumfang

Das HinSchG bietet Schutz vor Repressalien und eine Beweislastumkehr. Das bedeutet, dass das Unternehmen beweisen muss, dass es keine Repressalien gegen den Hinweisgeber verübt hat. Das LkSG hingegen bietet Schutz vor Benachteiligung und Bestrafung, wenn eine Person auf mögliche Verletzungen menschenrechtlicher oder umweltbezogener Pflichten hinweist.

Meldeinhalte

Das HinSchG deckt Verstöße ab, die straf- oder bußgeldbewehrt sind, sowie spezielle Rechtsgebiete wie Steuern oder Kartellrecht. Das LkSG hingegen deckt menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie Verletzungen von menschenrechtsbezogenen oder umweltbezogenen Pflichten ab.

Bearbeitungsfristen

Das HinSchG sieht eine Eingangsbestätigung innerhalb von sieben Tagen und die Kommunikation von Folgemaßnahmen an den Hinweisgeber innerhalb von 90 Tagen vor. Das LkSG hingegen sieht eine Rückmeldung des Unternehmens an den Hinweisgeber vor, jedoch ohne eine definierte Frist.

Dokumentation

Eine weitere Unterscheidung zwischen dem Hinweisgeberschutzgesetz und dem Lieferkettengesetz betrifft die Dokumentation der gemeldeten Verstöße. Das Hinweisgeberschutzgesetz verlangt von Unternehmen, die eine Meldestelle eingerichtet haben, die dokumentierten Meldungen dauerhaft abrufbar zu machen und sie nach drei Jahren zu löschen. Das Lieferkettengesetz schreibt hingegen vor, dass Unternehmen regelmäßig öffentlich über ihre Lieferkettenrisiken und Maßnahmen zur Risikoprävention berichten müssen, einschließlich der von ihnen erhaltenen Hinweise auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken. Diese Berichte müssen mindestens sieben Jahre lang auf der Website des Unternehmens abrufbar sein.

Reicht eine zentrale Meldestelle zur Abdeckung des Hinweisgeberschutzgesetzes und des Lieferkettengesetzes?

Eine wichtige Frage, die sich viele Unternehmen stellen, ist, ob eine einzige Meldestelle für beide Gesetze ausreichend ist. Die Konfrontation potentieller Hinweisgeber von einem Unternehmen mit zwei verschiedenen Meldekanälen mit unterschiedlichen Zugangs- und Schutzvoraussetzungen dürfte die Hemmschwelle vor Abgabe einer Meldung erhöhen. Zwei verschiedene Meldekanäle sind aufwändiger und teurer. Beide Gesetze erhalten zahlreiche im Wesentlichen parallele formale Vorgaben z.B. zu Rückemdungen und Gesprächsangeboten, Wahrung der Vertraulichkeit.

Es ist jedoch wichtig zu betonen, dass die Anforderungen an die Meldestelle für das Lieferkettengesetz umfangreicher sind als für das Hinweisgeberschutzgesetz. So muss die Meldestelle gemäß dem Lieferkettengesetz in geeigneter Weise klare und verständliche Informationen zur Erreichbarkeit und Zuständigkeit und zur Durchführung des Beschwerdeverfahrens öffentlich zugänglich machen. Außerdem muss das Unternehmen in der Verfahrensordnung klare und verständliche Informationen zur Art und Weise der Untersuchung der Hinweise und der Entscheidungsfindung geben. Zudem muss die Verfahrensordnung regeln, in welchen Fällen das Unternehmen öffentlich zu berichten hat.

Es ist üblich eine zentrale Meldestelle für beide Gesetze zu schaffen, die die Anforderungen beider Gesetze erfüllt. Bei der Auswahl eines Hinweisgebersystems sollte darauf geachtet werden, dass das System die Anforderungen beider Gesetze technisch abbilden kann.

Anpassung eines Hinweisgebersystems an das Lieferkettengesetz

Unternehmen müssen ihr Hinweisgebersystem an das Lieferkettengesetz anpassen, um sicherzustellen, dass es den Anforderungen des Gesetzes entspricht. Dazu gehört beispielsweise, dass das System Hinweise auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten entgegennehmen kann.

Darüber hinaus muss das Unternehmen sicherstellen, dass die von ihm beauftragten Personen, die das Beschwerdeverfahren durchführen, unparteiisch handeln und Gewähr dafür bieten. In modernen Hinweisgebersystemen kann man die Zuständigkeit der Meldestellenbeauftragten nach Hinweiskategorie einstellen. Zudem sollten klare und verständliche Informationen zur Erreichbarkeit und Zuständigkeit sowie zur Durchführung des Beschwerdeverfahrens öffentlich zugänglich gemacht werden.

Fazit

Mit einer zentralen internen Meldestelle lassen sich sowohl das Hinweisgeberschutzgesetz als auch das Lieferkettengesetz abdecken.

Die Anforderungen an das Beschwerdeverfahren in den beiden Gesetzen hat viele Parallelen aber auch einige entschiedene Unterschiede.

Unternehmen sollten ihr Hinweisgebersystem an das LkSG anpassen, um sicherzustellen, dass es den Anforderungen des Gesetzes entspricht.