Hinweisgebersystem für Ombudspersonen

Sie sind Berater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwalt oder Datenschutzbeauftragter? Dann hat Sie wahrscheinlich in letzter Zeit einer Ihrer Mandanten nach Unterstützung zum Hinweisgeberschutzgesetz oder der EU-Whistleblower-Richtlinie gefragt. 

Viele Ombudspersonen nutzen bereits digitale Hinweisgebersysteme um Ihr Portfolio zu erweitern und neue Umsätze mit existierenden und neuen Mandanten zu erschließen. Wir haben die Hauptargumente für die Nutzung eines digitalen Hinweisgebersystems für Ombudspersonen folgend zusammengefasst:

#1 Wettbewerbsvorteil und Kundennachfrage

Die Bereitstellung eines digitalen Hinweisgebersystems als Teil des Serviceangebots kann Ombudspersonen einen erheblichen Wettbewerbsvorteil verschaffen. In einer Geschäftswelt, die zunehmend auf Transparenz und ethisches Geschäftsverhalten Wert legt, erkennen Unternehmen den Mehrwert eines solchen Systems. Ein digitales Hinweisgebersystem ist mittlerweile der branchenübliche Standard im Compliance-Bereich und wird als Best-Practice zur Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes verstanden.

Indem Ombudspersonen ein digitales Hinweisgebersystem anbieten, signalisieren sie ihren Kunden, dass sie mit den aktuellen Entwicklungen Schritt halten und innovative Lösungen für ihre Mandanten bereitstellen können. Dies trägt zur Stärkung des Vertrauens bei und zeigt, dass die Ombudspersonen bereit sind, die Bedürfnisse ihrer Kunden zu erfüllen und deren Anforderungen an Transparenz und Compliance zu unterstützen. Durch die Bereitstellung eines solchen Systems als Teil ihres Serviceangebots positionieren sich die Ombudspersonen als vertrauenswürdige und fortschrittliche Berater, die in der Lage sind, den sich ändernden Anforderungen der Geschäftswelt gerecht zu werden.​

#2 Effiziente Hinweisaufnahme & Nachverfolgung

Mit Hilfe einer benutzerfreundlichen, digitalen Meldestelle können hinweisgebende Personen Informationen einfach und schnell rund um die Uhr übermitteln. Die Ombudspersonen können diese eingehenden Meldungen effizient organisieren, bearbeiten und verfolgen.

Ein großer Vorteil eines digitalen Hinweisgebersystems besteht darin, dass die komplette Dokumentation der eingehenden Hinweise von allen Mandanten dauerhaft abrufbar gespeichert wird. Ombudspersonen haben jederzeit einen klaren Überblick über alle Hinweise und die Fortschritte bei der Bearbeitung und Aufklärung. Sie können den Status der Meldungen verfolgen, Fristen gemäß des Hinweisgeberschutzgesetzes einhalten und sicherstellen, dass alle erforderlichen Maßnahmen ergriffen werden, um den gemeldeten Sachverhalt zu untersuchen und angemessen zu reagieren.​

#3 Datensicherheit & Anonymität für Hinweisgeber

Ein digitales Hinweisgebersystem gewährleistet ein hohes Maß an Datensicherheit und gewährleistet vollständige Anonymität für hinweisgebende Personen. Durch den Einsatz moderner Verschlüsselungstechnologien werden die vertraulichen Informationen der Personen geschützt. Dies gibt den Hinweisgebern die Gewissheit, dass ihre Identität und die von ihnen übermittelten Informationen sicher sind.

Die Möglichkeit, Meldungen anonym zu übermitteln, ohne Angst vor Repressalien oder Offenlegung ihrer Identität haben zu müssen, senkt potentielle Hürden für Mitarbeitende Ihrer Mandanten. Wenn hinweisgebende Personen Vertrauen in die Sicherheit des Systems haben, sind sie eher bereit, relevante Informationen weiterzugeben. Dies ermöglicht es den Ombudspersonen, frühzeitig auf potenzielle Risiken und Fehlverhalten zu reagieren und geeignete Maßnahmen zu ergreifen.​

#4 Reduzierung von Fehlern und Verlusten

Die Nutzung eines digitalen Hinweisgebersystems führt zu einer deutlichen Reduzierung von Fehlern und Verlusten im Meldungsprozess im Vergleich zu herkömmlichen Methoden wie Telefonhotlines oder physischen Meldungskästen.

Bei telefonischen oder persönlichen Meldungen besteht ein erhöhtes Risiko von Fehlkommunikation, da Informationen möglicherweise falsch verstanden oder nicht korrekt erfasst werden. Zudem kann es zu Verlusten von Informationen kommen, wenn beispielsweise handschriftliche Meldungen verlegt oder physische Meldungskästen manipuliert werden.

Durch den Einsatz eines digitalen Systems werden Meldungen präzise erfasst, sicher gespeichert und können nicht versehentlich verloren gehen. Die Hinweisgeber können ihre Informationen direkt in das System eingeben, was das Risiko von Übertragungsfehlern oder falsch verstandenen Informationen minimiert.

Fazit

Mit einem digitalen Hinweisgebersystem, können Ombudspersonen Ihr Service-Portfolio erweitern und dadurch einen klaren Wettbewerbsvorteil erzielen.

Ein Hinweisgebersystem steigert die Effizienz von Ombudsperosnen beim Erfassung und Nachverfolgung von Hinweisen.

Zusätzlich gewährleistet die digitale Lösung hohe Datensicherheit und Anonymität für Hinweisgeber und reduziert das Risiko von Fehlern und Verlusten.