Fachkundeschulung für Meldestellenbeauftragte nach dem Hinweisgeberschutzgesetz

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verpflichtet Unternehmen und Behörden, eine sichere und effektive interne Meldestelle einzurichten, um Gesetzesverstöße und Ordnungswidrigkeiten vertraulich melden zu können. Meldungen müssen dann konsequent und entsprechend der Verfahrensbeschreibung des HinSchG bearbeitet werden.

In der Wirtschaft haben Unternehmen mit 50 und mehr Beschäftigten die Pflichten nach dem HinSchG umzusetzen. Ebenso besteht eine gesetzliche Pflicht zur Einrichtung und zum Betrieb eines Meldekanals nahezu flächendeckend für den öffentlichen Sektor (Bundesbehörden, Landesbehörden, Kommunen, Landkreise, Gemeindeverbände, Anstalten öffentlichen Rechts). Lediglich kommunale Einrichtungen und öffentliche Träger (z.B. Kommunen mit weniger als 10.000 Einwohnern und öffentliche Einrichtung mit weniger als 50 Beschäftigten) sind nach den einschlägigen Landesgesetzen von der Pflicht zur Einrichtung und zum Betrieb einer Meldestelle ausgenommen.

Eine zentrale Aufgabe bei der Einrichtung einer Meldestelle ist der Aufbau und die Aufrechterhaltung der notwendigen Fachkunde der Person, die die Aufgaben der Meldestelle übernehmen soll. Wird ein Beschäftigter im Betrieb als Meldestellenbeauftragter bestellt, der nicht über die notwendige Fachkunde verfügt, ist die Meldestelle auch nicht wirksam eingereicht.

Hier kommen spezialisierte Schulungen, Seminare und Online-Kurse ins Spiel.

Die Bedeutung von Meldestellenbeauftragten 

Meldestellenbeauftragte sind Schlüsselfiguren bei der internen Meldestelle von Organisation. Sie dienen als Vertrauensperson, an die sich Beschäftigte wenden können. Ihre Rolle umfasst die Wahrung der Vertraulichkeit, die Sicherstellung ihrer Unabhängigkeit und die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen. Sie haben im Falle des Verdachts auf einen Compliance-Verstoß konsequent interne Untersuchungen durchzuführen. Die Vertrauenswürdigkeit des Meldesystems hängt wesentlich von ihrer Fähigkeit ab, die Identität der hinweisgebenden Personen zu schützen und Meldungen effektiv und gewissenhaft zu bearbeiten, um sowohl rechtlichen als auch ethischen Standards gerecht zu werden.

Verantwortlichkeiten der Meldestellenbeauftragten

Die Verantwortlichkeiten von Meldestellenbeauftragten erstrecken sich von der ersten Annahme einer Meldung bis hin zur Umsetzung von Folgemaßnahmen. Dies schließt insbesondere die Durchführung von internen Untersuchungen ein.

Die Meldestellenverantwortlichen prüfen die Relevanz und Stichhaltigkeit der Hinweise, wahren gesetzliche Fristen und sorgen für eine vertrauliche und unabhängige Bearbeitung. Dabei ist der Aufbau eines vertrauensvollen Kontakts zu den Hinweisgebern essenziell. Für die Funktionsfähigkeit des Meldewesens ist es zudem wichtig, dass immer mindestens zwei Beauftragte – ein Hauptverantwortlicher und ein Stellvertreter – verfügbar sind, um die Integrität und Verfügbarkeit des Systems zu jeder Zeit zu sichern.

Wichtigkeit von Fachkenntnissen und fortlaufender Bildung

Fachkunde und Weiterbildung stehen im Zentrum der Anforderungen an Meldestellenbeauftragte. Das ergibt sich als zwingende Anforderung an den Meldestellenbeauftragten nach § 15 Absatz 2 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG). Diese Fachkunde umfasst ein breites Spektrum an Kenntnissen und Fähigkeiten. Von zentraler Bedeutung ist, dass die Beauftragten der Meldestelle ein tiefes Verständnis ihrer Rolle und insbesondere der Bedeutung ihrer Unabhängigkeit haben. Dies bildet das Fundament ihrer Qualifikation. Das strikte Einhalten des Vertraulichkeitsgebots ist eine weitere essentielle Anforderung, um die Integrität der Meldestelle zu gewährleisten. Unmittelbar nach Eingang einer Meldung müssen die Mitarbeitenden in der Lage sein, die Relevanz und Stichhaltigkeit eines Hinweises zu beurteilen, um den fachlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Eine vertiefte Kenntnis über die ordnungsgemäße Durchführung der Fallbearbeitung, inklusive der Bestätigung des Eingangs, der Kommunikation mit den hinweisgebenden Personen, der Rückmeldung und des Abschlusses des Verfahrens ist ebenso unerlässlich. Es ist dabei nicht immer zwingend notwendig, Juristen für die Bearbeitung von Hinweisen einzusetzen.

Wenn Sie die folgenden Fähigkeiten und Kenntnisse haben, sind Sie gut für die Rolle vorbereiten:

1. Sie kennen die organisatorischen und rechtlichen Voraussetzungen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) und der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) für die Einrichtung und den Betrieb einer internen Meldestelle. 
   
2. Sie kennen die notwendigen Verfahrensschritte, um eine Meldestelle in der Organisation zu implementieren (u.a. Einbindung Betriebsrat etc.) und haben das Rüstzeug eine Meldestelle rechtssicher zu betreiben. 
   
3. Sie können eingehende Hinweise rechtssicher bewerten und die notwendigen Folgemaßnahmen ergreifen. 
4. Die gesetzlich vorgeschriebenen Verfahren sind Ihnen vertraut und Sie haben eine sichere Kenntnis vom Vertraulichkeitsgebot und seinen Ausnahmen. 
5. Sie kennen die Anforderungen an die interne Ermittlung von Verdachtslagen.

Gibt es ein staatlich anerkanntes Zertifikat zum Meldestellenbeauftragten?

In Deutschland gibt es kein staatlich anerkanntes Zertifikat zum Meldestellenbeauftragten. Es wird aber empfohlen an einer Fachkundeschulung teilzunehmen, die ein Teilnahmezertifikat nach Abschluss anbietet, um dies für die interne Dokumentation bereithalten zu können. 

Seminarangebote: Präsenz vs. digital

Während traditionelle Anbieter wie zum Beispiel TÜV SÜD, TÜV Rheinland, IHK, Haufe und die Bitkom Akademie umfassende Präsenzseminare anbieten, die regelmäßig eintägig durchgeführt werden, gibt es auch innovative und flexible Alternativen. 

On compliance zum Beispiel setzt auf flexible Online-Kurse, die eine effiziente und kostengünstige Möglichkeit bieten, die Meldestellenbeauftragen fortzubilden. Diese Kurse sind speziell auf den Aufbau der notwendigen Fachkunde von Meldestellenbeauftragen im Sinne des § 15 Abs. 2 S. 1  ausgerichtet. Den Teilnehmenden wird nicht nur theoretisches Wissen vermittelt, sondern auch das praktische Werkzeuge an die Hand gegeben, mit denen sie interne Meldestellen gemäß den gesetzlichen Anforderungen einrichten und betreiben können. Ein besonderes Plus bei On Compliance sind regelmäßig stattfindende Online-Q&A-Sessions, die live mit ausgewiesenen Experten zum Hinweisgeberschutzgesetz stattfinden. So wird einerseits ein flexibles Lernen ermöglicht, anderseits werden aber auch im persönlichen Gespräch Verständnisfragen geklärt. Da Fragen in der Regel erst nach dem Kurs auftauchen, handelt es sich hierbei um einen echten Mehrwert, den klassische Präsenzseminare nicht bieten.

Zum Kurs: Online-Schulung zum Hinweisgeberschutzgesetz​