Whistleblower-Checkliste: 6 Schritte zur Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes

Wenn Sie eine interne Meldestelle einrichten möchten, gibt es einige wichtige Schritte zu beachten. Mit diesem Schritt-für-Schritt Guide werden Sie erfahren, wie Sie eine passende Struktur in Ihrem Unternehmen für das Hinweisgebersystem aufbauen können.

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6 Schritte zur Umsetzung einer Hinweisgeberstruktur

Schritt 1: Ziele definieren und rechtliche Rahmenbedingungen berücksichtigen

Bevor Sie ein Hinweisgebersystem einrichten, ist es wichtig, sich über Ihre Ziele klar zu werden. Was möchten Sie mit dem System erreichen? Möchten Sie das absolute Minimum umsetzen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen? Oder möchten Sie das System nutzen, um grundsätzlich die Einhaltung von Ethik- und Verhaltensstandards zu fördern? Wahrscheinlich möchten Sie das System auch nutzen, um mögliche Compliance-Risiken im Unternehmen frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden. Es ist wichtig, diese Ziele zu definieren, um das Hinweisgebersystem entsprechend auszurichten.

In jedem Fall sollten Sie die rechtlichen Rahmenbedingungen berücksichtigen, die das Hinweisgebersystem betreffen. Die EU-Whistleblower-Richtlinie sowie das Hinweisgeberschutzgesetz in Deutschland setzen klare Vorgaben, die Sie einhalten müssen. Mehr Details finden Sie hier.​

Alles darüber hinaus ist optional und dem Unternehmen freigestellt. 

Schritt 2: Interne Meldestellenbeauftragte bestimmen

Meldestellenbeauftragte sind dafür verantwortlich, eingehende Hinweise entgegenzunehmen, zu bewerten und gegebenenfalls Maßnahmen einzuleiten.

Es ist wichtig, dass die Meldestellenbeauftragten über ausreichende Erfahrung und Fachkenntnisse verfügen, um die eingehenden Hinweise angemessen zu bewerten und zu behandeln. Sie sollten auch in der Lage sein, sicherzustellen, dass alle Hinweise vertraulich behandelt werden und dass die Identität des Hinweisgebers geschützt bleibt, wenn dies gewünscht wird. Üblicherweise handelt es sich bei den Meldestellenbeauftragten um Personen aus der Compliance-, Rechts- oder Personalabteilung. Wenn Sie einen Meldestellenbeauftragten in Ihrem Unternehmen ernennen um das Hinweisgebersystem zu bedienen, ist es wichtig, eine Vertraulichkeitsverpflichtung mit dieser Person abzuschließen. Dies stellt sicher, dass alle sensiblen Informationen, die im Rahmen der Tätigkeit als Meldestellenbeauftragter verarbeitet werden, streng vertraulich behandelt werden.

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Um sicherzustellen, dass das Hinweisgebersystem effektiv und vertrauenswürdig ist, kann es sinnvoll sein, eine unabhängige externe Ombudsperson zu ernennen. Diese kann eine wichtige Rolle bei der Entgegennahme und Bearbeitung von sensiblen und komplexen Hinweisen spielen und zusätzlich das Vertrauen der Mitarbeiter in das Hinweisgebersystem stärken. Allerdings ist die Nutzung einer externen Ombudsperson optional und hängt von den spezifischen Bedürfnissen und Ressourcen des Unternehmens ab. whistly der Anbieter eines digitalen Hinweisgebersystem unterstützt seine Kunden z.B. bei der Auswahl einer geeigneten Ombudsperson.

Schritt 3: Wählen Sie ein geeignetes Hinweisgebersystem aus

Nachdem Sie interne Meldestellenbeauftragte bestimmt haben, ist es wichtig, ein geeignetes Hinweisgebersystem auszuwählen. Einfachste Meldekanäle wie eine E-Mail-Adresse oder ein physisches Postfach erfüllen nicht die neuen gesetzlichen Rahmenbedingungen. 

Aus diesem Grund sind Softwarelösungen für digitale Hinweisgebersysteme mittlerweile bei der überwiegenden Mehrheit der Unternehmen Gang und Gebe. 

Bei der Auswahl sollten Sie sicherstellen, dass das System einfach zu bedienen und sicher ist und dass es den geltenden Datenschutzbestimmungen entspricht. Es kann auch sinnvoll sein, ein Hinweisgebersystem zu nutzen, das die Möglichkeit bietet, anonyme Hinweise zu abzugeben, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter sich sicher fühlen. Einige Hinweisgebersysteme bieten auch die Möglichkeit, die Identität des Hinweisgebers zu verschlüsseln, um zusätzliche Sicherheit zu gewährleisten.

Schritt 4: Füllen Sie das Hinweisgebersystem mit Leben

Um Ihr Hinweisgebersystem effektiv zu gestalten, müssen Sie ein einladendes Umfeld für Hinweisgeber schaffen. Dies bedeutet, dass Sie klare Leitlinien für die Meldung von Hinweisen bereitstellen, Vertraulichkeit und Datenschutz gewährleisten und zeigen, dass Sie Meldungen ernst nehmen. Hier sind einige Schlüsselelemente, die Sie berücksichtigen sollten:

1. Begrüßungstext

Ihr Hinweisgebersystem sollte eine gut sichtbare Meldeseite haben, auf der Hinweisgeber Meldungen einreichen können. Diese Seite sollte eine Willkommensnachricht enthalten, die den Ton für den Prozess angibt. Die Nachricht sollte freundlich und beruhigend sein, aber auch deutlich machen, dass Sie Whistleblowing ernst nehmen. Sie könnten auch Informationen darüber einfügen, welche Art von Bedenken Whistleblowern gemeldet werden können, wie das Meldeverfahren funktioniert und was sie nach einer Meldung erwartet.

2. Datenschutzbestimmungen

Hinweisgebende Personen müssen sich darauf verlassen können, dass ihre persönlichen Daten und die Einzelheiten ihrer Meldung vertraulich behandelt werden. Um dies zu gewährleisten, sollten Sie eine Datenschutzrichtlinie erstellen, in der dargelegt wird, wie das System mit diesen sensiblen Informationen umgehen wird. Darin sollte erläutert werden, wer Zugang zu Informationen hat, wie sie gespeichert und gesichert werden und welche Schritte unternommen werden, um die Anonymität des Hinweisgebers zu schützen (falls gewünscht).

Bevor ein Whistleblower einen Hinweis einreicht, sollte die Person explizit den Datenschutzbestimmungen zustimmen, damit eine DSGVO-konforme Bearbeitung im Anschluss stattfinden kann.

3. Sicherheitshinweis

Um einen Missbrauch des Hinweisgebersystems zu verhindern, sollten Sie einen Sicherheitshinweis einfügen, der den Anwendungsbereich des Systems und die Folgen falscher oder böswilliger Meldungen erläutert. In diesem Hinweis sollte betont werden, dass das Whistleblower System nur für die Meldung berechtigter Anliegen gedacht ist und dass unseriöse oder böswillige Meldungen nicht toleriert werden. 

4. Bestimmung der Hinweiskategorien

Es ist wichtig, die Kategorien von Hinweisen festzulegen, die Whistleblower über das System melden können. Dazu können Bereiche wie finanzielle Unregelmäßigkeiten, unethisches Verhalten, Gesundheits- und Sicherheitsbedenken und vieles mehr gehören. Durch vordefinierte Kategorien können Hinweisgeber leicht die passende Kategorie für ihr Anliegen auswählen, wodurch der Meldeprozess effizienter und effektiver wird.

Beachten Sie hier Ihre ursprüngliche Zielsetzung und denken Sie an die rechtlichen Rahmenbedingungen.

5. Passen Sie das Hinweisgebersystem an Ihre Organisationsstruktur an

Ein weiterer Aspekt ist die Anpassung des Hinweisgebersystems an die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens. Dazu kann gehören, dass bestimmte Abteilungen oder Tochtergesellschaften von dem System erfasst werden und dadurch der Hinweisgeber angeben kann, welcher Teil des Unternehmens von der Meldung betroffen ist. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Meldungen an die zuständigen Stellen weitergeleitet und die Probleme schnell und wirksam angegangen werden.

Zur Erleichterung dieses Prozesses bieten viele Hinweisgebersysteme anpassbare Optionen, die es Ihnen ermöglichen, das System auf Ihre speziellen Bedürfnisse zuzuschneiden. So können Sie beispielsweise das Meldeformular so anpassen, dass es bestimmte Kategorien oder Felder enthält, die für Ihr Unternehmen relevant sind. Sie können auch den Workflow und den Benachrichtigungsprozess anpassen, um sicherzustellen, dass die Meldungen an die richtigen Personen oder Teams weitergeleitet werden.

Die besten Anbieter von Hinweisgebersystemen bieten für all diese Aufgaben erhebliche Unterstützung in Form von Vorlagen und praktischer Beratung, die den Prozess erheblich erleichtern.

Schritt 5: Kommunizieren Sie die Einführung des Hinweisgebersystems an Beschäftigte, Lieferanten und Investoren

Nachdem das Hinweisgebersystem eingerichtet und getestet wurde, ist es wichtig, dass alle Mitarbeitenden und (optional) Lieferanten und Investoren darüber informiert werden. Dies kann in Form einer offiziellen Mitteilung oder einer internen Schulung geschehen.

Eine effektive Kommunikation des Hinweisgebersystems ist entscheidend für seine Akzeptanz und Nutzung durch die Mitarbeiter. Die Kommunikation sollte klar und einfach sein und die Vorteile und den Zweck des Hinweisgebersystems hervorheben. Außerdem sollte betont werden, dass das Hinweisgebersystem dazu dient, Probleme und Missstände im Unternehmen aufzudecken und zu beheben.

Laden hier Sie eine Vorlage für Ihre Hinweisgeber-Richtlinie herunter.

Es ist wichtig, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die Möglichkeit haben, Fragen zum Hinweisgebersystem zu stellen und sich damit vertraut zu machen. Eine Schulung oder eine Informationsveranstaltung kann dazu beitragen, dass alle Mitarbeiter das System verstehen und wissen, wie sie es nutzen können.

Es ist übrigens gesetzlich vorgeschrieben, dass die interne Meldestelle jederzeit zumindest für alle Mitarbeiter erreichbar sein muss. Unternehmen können dies durch Einbindung der internen Meldeseite auf ihrer Website oder durch eine Verlinkung im Intranet gewährleisten. 

Schritt 6: Starten Sie mit der operativen Bearbeitung der Hinweise

Sobald das Hinweisgebersystem eingerichtet und kommuniziert wurde, sollten Sie sicherstellen, dass die eingehenden Hinweise angemessen bearbeitet werden. Ein intuitives Hinweisgebersystem begleitet die Meldestellenbeauftragten durch die einzelnen Schritte der Hinweisbearbeitung. 

Eine Schritt-für-Schritt Erklärung, wie genau die Bearbeitung der Hinweise nach gesetzlichen Vorschriften ablaufen sollte, finde sie hier: Hinweisgeberschutz: Wie geht man mit Meldungen um?

Fangen Sie jetzt an mit der Umsetzung

Sie haben jetzt die Möglichkeit, Ihre Organisation zu einem besseren und sichereren Arbeitsplatz zu machen. Mit einem Whistleblower System können Sie sicherstellen, dass Missstände und Fehlverhalten innerhalb Ihrer Organisation aufgedeckt und behoben werden, bevor sie zu größeren Problemen führen. Wir von whistly stehen Ihnen gerne bei der Implementierung zur Seite und unterstützen Sie bei jedem Schritt. 

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