Die Arbeitszeiterfassung ist für Unternehmen unerlässlich, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen und betriebliche Abläufe zu optimieren. Dieser Artikel bietet einen Überblick über verschiedene Zeiterfassungssysteme, Apps und die rechtlichen Anforderungen in Deutschland.

​Warum ist Arbeitszeiterfassung wichtig?

​Die Erfassung der Arbeitszeit ist essenziell, um Überstunden zu dokumentieren und sicherzustellen, dass die gesetzlichen Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten eingehalten werden. Laut dem Bundesarbeitsgericht ist eine vollständige Dokumentation der Arbeitszeit notwendig, um den Arbeitsschutz zu gewährleisten und unkontrollierte Überstunden zu vermeiden.

Gesetzliche Rahmenbedingungen

Seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) im Jahr 2019 und der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) im Jahr 2022 sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Der Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales vom April 2023 schafft zusätzliche Rechtssicherheit. Er beschreibt einen strengen Rahmen, in dem Arbeitszeiten täglich und elektronisch erfasst werden sollen, mit einigen Ausnahmen für Tarifparteien.

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt bereits, aber für die elektronische Erfassung gelten Übergangsfristen nach Beschluss des Gesetzes:

  • Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern: 1 Jahr
  • Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern: 2 Jahre
  • Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern: 5 Jahre
  • Unternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitern können weiterhin Papierform nutzen.

Was sind die Vorgaben zur digitalen Arbeitszeiterfassung?

Laut Referentenentwurf müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeiten täglich und elektronisch erfasst werden. Ausnahmen gelten nur für Tarifparteien. Das System muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein, Pausenzeiten und Überstunden dokumentieren und den Datenschutz einhalten. Nachweise sind im Inland und in deutscher Sprache bereitzuhalten und zwei Jahre aufzubewahren. Die Erfassung kann an Arbeitnehmer delegiert werden, doch die korrekte Umsetzung muss regelmäßig kontrolliert werden.

Methoden der Arbeitszeiterfassung

Mit dem neuen Referentenentwurf ist die elektronische Erfassung der Arbeitszeit für die meisten Unternehmen Pflicht. Diese Systeme müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeiten sowie Pausenzeiten und Überstunden dokumentieren. Hier sind einige der gängigen Methoden:

  1. Digitale Zeiterfassungssysteme: Moderne Systeme, die mittels Software oder Apps die Arbeitszeit automatisch erfassen und zusätzliche Funktionen wie Auswertung und Berichterstellung bieten.
  2. Elektronische Tabellen: Auch Excel-Tabellen können zur Erfassung verwendet werden, sofern sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
  3. Stempeluhr: Traditionelle Systeme, die weiterhin genutzt werden können, wenn sie elektronisch dokumentieren.

Bußgelder bei Verstößen

Laut dem Referentenentwurf sind Arbeitgeber sind verpflichtet, Arbeitszeiten elektronisch zu erfassen und zu dokumentieren. Bei Verstößen gegen diese Verpflichtung können Bußgelder von bis zu 30.000 Euro verhängt werden. Dies umfasst Unregelmäßigkeiten in der Erfassung und Dokumentation der Arbeitszeiten.

Beliebte Zeiterfassungs-Apps

Es gibt zahlreiche Apps zur Arbeitszeiterfassung, die sowohl für kleine Unternehmen als auch für große Konzerne geeignet sind. Einige der bekanntesten sind:

  • Personio: Eine umfassende HR-Software mit integrierter Zeiterfassung.
  • Clockify: Eine flexible Zeiterfassungs-App, die sowohl manuelle als auch automatische Zeitaufzeichnung ermöglicht.
  • Toggl: Eine benutzerfreundliche App, die besonders für projektbasierte Arbeit geeignet ist.
  • Clockodo: Eine einfache und intuitive Zeiterfassungssoftware für kleine und mittlere Unternehmen.
  • Clockin: Eine mobile App, die speziell für Handwerksbetriebe und mobile Teams entwickelt wurde.
  • Crewmeister: Eine Lösung, die sich besonders für kleine und mittlere Unternehmen eignet und neben Zeiterfassung auch Urlaubsplanung und Schichtmanagement bietet.

Fazit

Arbeitszeiterfassung ist ein unverzichtbares Werkzeug zur Sicherstellung des Arbeitsschutzes und zur Optimierung der betrieblichen Effizienz. Durch den Einsatz moderner Zeiterfassungssysteme und Apps können Unternehmen nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllen, sondern auch die Zufriedenheit und Produktivität ihrer Mitarbeiter steigern.

Quellen

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